中國鐵道建筑集團有限公司（以下簡稱“中國鐵建”）董事會規范建設以來，通過構建模式、創新方式、完善機制，持續強化外部董事溝通，為外部董事了解企業實情、科學參與決策、發揮咨詢作用提供了有力支撐。
構建多渠道的溝通模式，營造良好溝通氛圍
通過建立全方位的溝通模式，加強外部董事與企業各方的有效溝通，營造誠實互信、履職擔當的良好氛圍。一是加強與內部董事的有效溝通。董事長高度重視與外部董事的溝通，每年定期就企業戰略規劃、深化改革、轉型升級、創新發展、風險內控等重大事項與外部董事進行單獨溝通。內部董事在日常工作中主動向外部董事介紹企業情況，共同探討企業改革發展重大事項，不斷增進理解信任，努力形成團隊合力。二是加強與經理層的日常溝通。經理層主動邀請外部董事出席年度工作會議及發展規劃、風險合規等重要專題會議，就企業改革發展等重大事項進行工作交流。定期匯報經營、財務、投資等企業生產經營管理信息，幫助外部董事及時掌握企業情況。陪同外部董事開展現場調研，介紹企業基本情況和重點項目進展，為外部董事決策提供支撐。三是加強與專業機構的咨詢溝通。發揮財務審計、管理咨詢等外部專業機構作用，為外部董事履職提供“外腦”支撐。外部董事定期與外部審計機構就財務報告、風險內控等事項進行溝通，與管理咨詢機構就企業戰略規劃、文化建設等進行深入交流，充分聽取意見建議。
完善全過程的決策溝通機制，提升溝通實際效果
建立覆蓋會前、會中、會后的董事會決策溝通機制，保障董事會科學、審慎決策。一是決策會議前預先溝通議案信息。嚴格執行議事規則，董事會召開前提前將議案資料報送外部董事，認真聽取、采納外部董事建議。涉及中長期發展戰略等重大事項的，會前由經理層成員與外部董事進行充分溝通，根據意見修改完善并進行二次溝通后，再提交董事會審議。對專業性強、較為復雜的投資項目，在形成議案前組織外部董事開展實地調研、專題論證，保證外部董事全面掌握決策所需信息。二是決策會議中充分聽取意見建議。董事會積極打造勤勉盡責、暢所欲言的董事會文化，當外部董事提出相關補充完善意見時，董事長和總裁積極聽取采納，本著嚴謹審慎的原則，要求對議案進行補充完善后再行審議。近兩年來，董事會及專門委員會采納外部董事建議對2項議案予以緩議。三是決策會議后及時反饋執行情況。建立董事會決議執行情況定期反饋機制，董事會辦公室定期向外部董事匯報董事會決議執行情況，發展規劃、投資開發、人力資源、審計等部門定期向外部董事反饋戰略執行情況、投資項目進展，以及薪酬考核、風險內控、合規管理等工作情況，幫助外部董事及時了解公司重點工作進展。
創新便捷高效的溝通方式，強化履職信息支撐
結合公司“A＋H”兩地上市實際，創新溝通方式，努力克服新冠疫情影響，確保境內外董事合規高效履職。一是做好境內外董事參會保障。對視頻會議系統等進行軟硬件升級，在依法合規前提下，以現場會議＋視頻會議、電話會議等多種方式組織召開董事會及專門委員會會議，確保境內外董事按時參會、順暢交流，決策意見表達充分、合規、有效。二是做好外部董事調研支撐。制訂《外部董事調研工作制度》，根據新冠疫情防控要求，因地制宜開展調研，幫助外部董事全面了解基層實際。外部董事深入一線，通過調研、座談，為基層企業問診把脈，助力企業改革發展。比如，在所屬企業鐵建重工分拆上市過程中，外部董事發揮專長給予業務指導，推動了項目順利實施。三是做好企業日常信息報送。董事會辦公室定期編制報送業內重大信息、資本市場月報，匯總最新宏觀政策、市場動態、行業分析、股價走勢等，為外部董事提供參考。通過香港聯席公司秘書和所屬在港企業，做好在港外部董事履職服務，確保相關資料正常送達、及時簽署、安全歸檔。
下一步，中國鐵建將持續加大董事會建設力度，不斷提升外部董事履職支撐服務質量，幫助外部董事更好行權履職，推動董事會更加規范高效運作。
